Comment faire le bon choix d'un EHPAD : préparer un dossier d'admission en EHPAD

1. Qu'est-ce qu'un dossier d'admission en EHPAD ?

Le dossier d’admission en EHPAD, parfois appelé dossier national unique de demande d’admission, est un document obligatoire pour toute demande d’entrée dans une maison de retraite médicalisée. Il permet aux établissements d’examiner la situation administrative, médicale et sociale du futur résident.

Ce dossier de demande d’admission est commun à tous les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes. Il est composé de deux parties complémentaires :

• Un volet administratif : à compléter par la personne âgée ou son représentant légal.
• Un volet médical : à faire remplir par le médecin traitant et à transmettre sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement.

L’utilisation d’un dossier national unique permet de faire une ou plusieurs demandes en parallèle, sans avoir à remplir à chaque fois un nouveau formulaire.

2. Pourquoi bien préparer son dossier d’admission en EHPAD est-il essentiel ?

Un dossier d’admission en EHPAD bien constitué est la clé pour être admis en EHPAD dans les meilleures conditions. Face au nombre croissant de demandes et à la pression sur les capacités d’accueil, un dossier complet et clair permet :

• D’éviter les refus dus à des pièces manquantes
• D’être inscrit sans délai sur la liste d’attente
• De répondre rapidement à une proposition d’admission
• De faciliter les démarches des familles et des établissements

Si le dossier est bien rempli, la demande d’admission en fonction des possibilités d’accueil pourra être examinée plus rapidement, et le résident potentiel sera contacté dès qu’une place se libère.

3. Comment constituer un dossier d’admission en EHPAD ?

Volet administratif

Il doit être complété par la personne âgée ou sa famille, et contient les éléments suivants :

• Photocopie d’une pièce d’identité
• Justificatif de domicile
• Dernier avis d’imposition
• Photocopie du livret de famille
• Attestation de sécurité sociale et de mutuelle
• Notification de l’APA si applicable
• Relevé d’identité bancaire (RIB)

Volet médical

Il est indispensable pour évaluer les besoins de la personne âgée. Il comprend :

• Antécédents médicaux
• Traitements en cours
• Mobilité, troubles cognitifs, GIR
• Besoins en soins et suivi spécifique
• Résultats d’examens récents

Ce volet est à faire remplir par le médecin traitant et doit être transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement. Cela garantit la confidentialité des données et permet une évaluation objective.

4. Est-il possible de faire une demande d’admission en ligne ?

Oui, depuis quelques années, il est possible de faire une demande d’admission en EHPAD en ligne dans plusieurs départements via des plateformes comme ViaTrajectoire. Cette solution permet de :

• Créer son dossier admission EHPAD de manière numérique
• Joindre les photocopies du dossier de demande
• Envoyer la demande à différents EHPAD en quelques clics
• Suivre à tout moment l’avancement de la demande

Cette démarche permet de faire une demande plus facilement, surtout lorsqu’on réside loin ou que l’on souhaite faire des demandes multiples.

5. Peut-on envoyer un même dossier à plusieurs établissements ?

Absolument. Une fois le dossier national unique de demande complété, il est recommandé de l’envoyer à plusieurs EHPAD. Cela permet :

• D’augmenter les chances de recevoir une proposition d’admission
• De comparer les réponses et délais de différents établissements
• De réduire les risques d’attente prolongée

Il est important de noter que certains établissements peuvent demander des compléments d’informations ou organiser une rencontre préalable. Pensez à transmettre des photocopies du dossier de demande à chaque établissement ciblé.

6. Quels sont les critères d’admission en EHPAD ?

Chaque établissement d’hébergement pour personnes âgées applique ses propres critères d’évaluation pour accorder une admission en fonction des possibilités d’accueil. Les principaux critères sont :

• Le niveau de dépendance (GIR)
• L’urgence de la situation
• La disponibilité de places
• La compatibilité entre le profil du demandeur et les services proposés

Le médecin coordonnateur de l’EHPAD émettra un avis sur la demande après étude du volet médical. C’est sur cette base que l’établissement décidera d’accepter ou refuser les propositions d’admission.

7. Que se passe-t-il après l’envoi du dossier ?

Une fois le dossier reçu par l’établissement, il est étudié par la commission d’admission. Deux cas de figure peuvent se présenter :

1. Le dossier est complet et accepté : la personne est placée sur la liste d’attente jusqu’à ce qu’une place se libère.
2. Le dossier est incomplet ou inadapté : l’établissement peut refuser l’admission ou demander des pièces complémentaires.

Vous êtes libre de refuser les propositions d’admission des établissements sans justification, tant que vous ne signez pas le contrat de séjour.

8. Quels sont les différents types d’hébergement proposés en EHPAD ?

Les EHPAD (Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes) ne sont pas tous identiques. On distingue :

• Les EHPAD publics : rattachés à des hôpitaux ou aux collectivités
• Les EHPAD privés à but lucratif
• Les EHPAD associatifs ou confessionnels

Certains établissements proposent des unités Alzheimer, des chambres pour couples, ou de l’accueil temporaire. Le choix d’un EHPAD dépend des besoins spécifiques de la personne âgée et de sa famille.

9. Quelles aides financières peuvent alléger le coût de l’hébergement en EHPAD ?

Le coût d’un hébergement en EHPAD peut représenter une charge importante. Heureusement, des aides financières sont disponibles :

• APA (Allocation personnalisée d’autonomie)
• ASH (Aide sociale à l’hébergement)
• APL ou ALS (aides au logement)

Les aides financières disponibles dépendent du revenu, de la composition du foyer et du statut du demandeur. Certaines aides sont versées directement à l’établissement, ce qui diminue le reste à charge.

10. Comment faire le bon choix d’un EHPAD ?

Faire le bon choix d’un EHPAD repose sur des critères à la fois humains, logistiques et médicaux. Voici quelques conseils :

• Faire des visites : une étape essentielle pour évaluer l’ambiance, les équipes, les animations.
• Vérifier les prestations : soins, sécurité, repas, encadrement.
• Échanger avec le personnel ou d’autres familles.
• Comparer le projet de vie, la transparence des tarifs, et les services inclus.

Le bon ehpad est celui qui allie qualité de soin, respect des rythmes de vie, et environnement rassurant pour les personnes âgées dépendantes.

11. Peut-on être accompagné pour constituer le dossier ?

Oui, plusieurs structures peuvent vous aider à constituer votre dossier d’admission :

• Les CCAS (Centres Communaux d’Action Sociale)
• Les assistantes sociales de l’hôpital ou du domicile
• Les plateformes départementales d’information
• Certains établissements proposent une aide à la constitution du dossier dès le premier contact

12. Que faire en cas de refus ou de délais trop longs ?

Il peut arriver que la demande d’admission en EHPAD n’aboutisse pas immédiatement. Dans ce cas, plusieurs options :

• Maintenir le dossier sur liste d’attente
• Contacter d’autres établissements
• Demander une solution temporaire : accueil de jour, hébergement temporaire
• Faire appel au réseau de santé pour trouver une solution adaptée